Cartilla de Comunicaciones

Introducción

Es necesario precisar que cuando nos referimos a las "comunicaciones" estamos hablando no sólo de la relación que podemos establecer con los medios (diarios, radios, TV, etc.), sino –tan o más importante aún- con nuestra comunidad, otras comunidades y/o personas con problemas similares, personas influyentes que nos puedan ayudar, especialistas, etc.

La diferencia entre un conflicto y un problema ambiental es que en el primero se desarrolla en la medida en que existen personas, un grupo o una comunidad que efectuan acciones tendientes a terminar y/o disminuir determinado proceso que genera la contaminación.

Aún cuando parezca extraño, la intensidad de un conflicto ambiental no depende necesariamente de los niveles de contaminación que lo causen, sino más bien, de la capacidad de la comunidad de generar mecanismos y estrategias, pero además mantenerlas -mediante diversas acciones- en el tiempo.

Una de las acciones más importantes son las de carácter comunicacional, porque permiten dar a conocer el problema, buscar aliados, informar sobre los avances logrados, etc.

Problemas que puede superar comunicación:

• Desconfianza (claridad sobre recursos, acciones)
• Desinterés
• Desprestigio
• Desgaste (informar pequeños triunfos)

Definir Estrategia

Antes de definir cuáles serán las acciones comunicacionales que una comunidad va a desarrollar, resulta indispensable definir una estrategia general para enfrentar el conflicto. En términos comunicacionales esto significa:

1. Saber a quien nos enfrentamos.
2. Evaluar las características de la Comunidad para, en base a ello, desarrollar estrategias.
3. Definir las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que existen como grupo u organización.

Nuestro conflicto es...

La incidencia que un conflicto puede tener en la opinión pública depende, más que del grado de contaminación o del número de afectados, de la capacidad que se tiene para hacerlo "visible", para ello debemos contar lo que sucede de una manera clara y resumida.

Es necesario reunir la mayor información posible (de carácter social –cuánta gente está o podría estar afectada-, técnico –cuál es el tipo de contaminación y que efectos produce-, del generador -que es, a quien pertenece-, etc.), una vez obtenida se debe elegir cuáles son los datos que se destacarán y cuáles serán reservados para etapas posteriores o para entregarlos a quienes requieran de más antecedentes.

Esta información también es importante porque ayudará a "ponerle nombre" al problema. Es conveniente que este nombre precise el tipo de daño, el recurso que afecta y el lugar donde se produce para que quienes no saben nada del problema puedan hacerse de una idea general con la sola presentación:

Por ejemplo:

• Contaminación por RILes del estero Las Cruces en Pudahuel, Santiago
• Contaminación por aspersiones de ácido sulfúrico de la minería en Chepiquilla - Andacollo, Región de Coquimbo
• Destrucción parcial de humedal Estero Tongoy por construcción de tubería - Región de Coquimbo

Generalmente los nombres de los conflictos resultan ser largos, pero hay que considerar que sirven de referencia, basta con señalarlos una vez en cada documento, luego se puede explicar más en detalle las caracteristicas del problema.

¡¡Importante!! Toda la información obtenida antes y durante el conflicto debe ser guardada porque puede servir: de insumo para generar nuevas informaciones para aclarar dudas de la comunidad o personas externas para enfrentar descalificaciones para avalar presentaciones judiciales

La información obtenida permitirá manejar antecedentes generales y, sobretodo, para desarrollar un instrumento básico para dar a conocer el conflicto: un documento (de una o dos hojas, máximo) que explique lo que sucede, a quienes afecta, como los afecta, desde cuando, etc.

¿Cómo comunicamos?:

¡¡¡Importante!!! Este pequeño documento es importante porque puede ser entregado a distintas personas y con ello servir para varios objetivos: Informar al interior de la Comunidad organizada Informar y sumar a quienes están afectados, pero no participan por desconocimiento o falta de interés. Informar a personas que puedan generar redes de solidaridad Generar relaciones con personas que puedan ayudarnos (políticos, diputados, técnicos,...) Relacionarse con los medios de comunicación.

Prácticamente todos los relatos (desde un cuento a una nota periodistica) coinciden respecto de una estructura básica. Ésta se basa en la respuesta a algunas preguntas necesarias para "entender" cualquier narración (oral, escrita o visual).

• ¿Qué?

Qué sucede, cuál es el problema que afecta a la comunidad.

* La descripción del problema debe ser clara y corta.

QUE SUCEDE

• ¿Quién?

* Quienes son los/as afectados/as y/o -si se conoce- los/as causantes del problema.

A QUIEN LE SUCEDE Y/O QUIEN ES EL CAUSANTE

• ¿Cómo?

* De que manera se está afectando.

* Se debe precisar cuál es el recurso afectado

* Qué efectos produce sobre las personas y el medio ambiente.

DE QUE MANERA ESTA AFECTANDO

• ¿Dónde?

* Cuál es la ubicación de los afectados y de la fuente de contaminación.

DONDE SUCEDE

• ¿Cuándo?

* Desde cuándo se produce la contaminación. En los casos donde no se puede determinar el inicio podemos hablar de cuando se ha convertido en un problema.

DESDE CUANDO SUCEDE O DESDE CUANDO SE TRANSFORMA EN PROBLEMA (Es permanente o cíclico, etc.)

• ¿Porqué?

* Cuáles son las razones por las que el problema se ha convertido en un conflicto

PORQUE LO QUE DENUNCIAMOS ES UN PROBLEMA (¿afecta a la salud, al medio ambiente?) En la medida en que se manejen mayores antecedentes, los argumentos dados no podrán ser relativizados.

• ¿Para qué?

* Que es lo que se demanda.

QUE ES LO QUE ESPERAMOS CONSEGUIR.

¡¡Importante!! No todas estas preguntas tienen la misma relevancia ni pueden ser contestadas plenamente en todos los casos, las imprescindibles son: Qué Quién (quien denuncia y, si está identificado, el generador) Dónde Para qué (qué queremos lograr)

Recomendación: Una idea, un párrafo (para obtener mayor claridad en la lectura, no se deben poner más de 2 ideas en un mismo párrafo)

Al interior de la organización...

La comunicación interna es un tema básico para afianzar las relaciones, hacerlas transparentes, adoptar decisiones y generar nuevas ideas al interior de cualquier organización.

Aún cuando los medios masivos son importantes, la buena gestión de un conflicto debería iniciarse con el desarrollo de medios propios que, en definitiva, aportarán las bases para ejercer las demandas, fortalecer y crear acciones que queramos visibilizar masivamente.

La efectividad de los medios de comunicación interna (micromedios) depende de cada grupo en particular, por ello es recomedable hacer un pequeño análisis de las caracteristicas del "público objetivo" al que se quiere llegar.

Algunas consideraciones: A quienes se quiere llegar (tipo de personas, edad, medio en que se desenvuelven, etc.) Espacio físico (un barrio, un sindicato o una escuela, etc. son lugares con caracteristicas distintas) Cuál es su disposición a recibir información. El medio elegido puede tener diversos soportes (por ejemplo, un boletin puede ser en papel y electrónico).

Micromedios habituales:

• Diario Mural
• Boletin Informativo
• Hoja informativa
• Medios comunitarios
• E-mail

Como se mencionó anteriormente algunos de los problemas que puede superar la comunicación son la desconfianza y el desprestigio (claridad y transparencia respecto de la información, las acciones desarrolladas y las relaciones establecidas con el/la generador/a); el desinterés y el desgaste (los pequeños logros y sus proyecciones, fortalecen la acción conjunta).

A nuestro alrededor...

Una instancia importante a la hora de desarrollar una estrategia fortalecida es una red de apoyo externo a la Comunidad. El marco es amplio por cuanto esta red puede estar formada por una amplia gama de personas (otras personas o comunidades que se encuentran en situación similar o que estén interesados en el tema, especialistas que puedan aportar sus conocimientos, autoridades -diputados, por ejemplo- que puedan apoyar las demandas, etc.)

Los objetivos de lo que llamaremos relaciones públicas podemos centrarlos en:

1. Visibilizar: En la medida en que se logre instalar el problema en un mayor número de personas o instituciones, dejará de ser sólo de un grupo reducido (los directamente afectados) y podrá establecer una red de solidaridad.
2. Sensibilizar: Dar a conocer el conflicto a personas que pueden ser relevantes porque pueden influir decisiones, se pueden sumar a la causa o entregar antecedentes para reforzar las demandas (políticos, académicos, lideres de opinión, juntas de vecinos, etc.)
3. Presión social: Las relaciones amplias pueden reforzar acciones como movilizaciones u otras como rayados y/o murales, pegatinas de afiches, volantes, etc.
4. Transparencia: Objetivos y medios claros aportan a reforzar con comunicación continua del grupo afectado y los asociados.

Algunas recomendaciones básicas para desarrollar relaciones públicas: Generar un listado de los posibles contactos (universidades, políticos, otras comunidades vecinas o con problemas similares, etc.) Es conveniente desarrollar éste en asambleas por la mayor cantidad de ideas y relaciones que pueden surgir. Designar un (o varios) pequeño grupo de la Comunidad y un/a vocero/a que conozca los antecedentes del problema y tenga claras las demandas de la comunidad para explicarlas a quienes -debemos pensar- no conocen nada del problema. Junto a la explicación oral, es vital entregar el resumen del caso al que nos referiamos en el inicio de este documento. Junto con ello es recomendable entregar un dossier con antecedentes más generales o mayores detalles (folleto explicativo con el problema, las demandas de comunidad, información técnica básica obtenida de fuentes como libros o prensa, cartas enviadas a generador o autoridades, etc.)

Con los Medios de Comunicación...

Generar relaciones con los medios de comunicación masiva es una ventaja por cuanto es un recurso gratuito que puede ayudar a difundir el conflicto a un nivel más amplio (regional y nacional).

Sin embargo para que la relación con los medios masivos sea efectiva es necesario seleccionar adecuadamente la información que se va a entregar, porque asi como todas las acciones desarrolladas son de interés para la comunidad (a través de los micromedios), sólo las de relevancia deben usar el recurso público.

Un tema importante donde se deben usar los medios de comunicación masivos es en relación a los compromisos asumidos en las negociaciones, al hacerlos públicos se reafirman y son más dificiles de romper o cambiar.

Algunas recomendaciones: Definir una o dos personas que actúen como voceros/as con un discurso claro que no caiga en diferencias de fondo. Utilizar permanentemente el resumen del caso Acciones originales: estas dependen del tipo de bases con que se cuente. Por ej. Si no se cuenta con una cantidad importante de personas no es conveniente convocar una marcha, pero quizá si se pueda hacer un sitting u otro tipo de acción. Es necesario manejar un listado con TODOS los medios de comunicación, con nombre de contacto, dirección, teléfono, fax, e-mail, etc. ¡¡ Importante !! Hay que cuidar la sobre utilización de los medios porque puede traducirse en falta de credibilidad y baja convocatoria

Medios para usar los medios:

1. Quién es quién:

En general la estructura de los departamentos de prensa es bastante simple: jefe de prensa, editores/as y periodistas. Son los segundos los que definen los temas que se cubrirán, por lo tanto el contacto inicial debiera establecerse con ellos/as. Sin embargo un buena relación (entregar oportunamente la información o contactos que soliciten, etc.) con los periodistas es conveniente porque en la medida que se interesen en el conflicto habrá mayor acceso a los medios.

¡¡ Importante !! En general el trabajo en los medios es contra el tiempo por lo que es conveniente considerar que las horas complicadas en radio y TV son aquellas cercanas a los noticieros (antes y durante) y en los diarios, la hora de cierre (en general, cerca de las 17.00 hrs.)

2. Declaración Pública

Este es un documento que se envía a los medios con alguna información específica. Como se ha señalado anteriormente no debería superar las 2 páginas y debe estar escrita en lenguaje claro. Es importante que SIEMPRE lleve el nombre de quien la envia (persona y organización) y otros datos básicos como teléfono, e-mail, etc.

Es recomendable enviarla y luego confirmar su llegada al medio.

3. Conferencia de Prensa / comunicado de prensa:

Además de decidir un tema de relevancia, el lugar, el tiempo y el/la vocero/a son tres temas importantes al convocar a una conferencia de prensa (como se indica en el cuadro).

Otro tema no menos relevante es la convocatoria a los medios que debe hacerse un día antes, esto es una hoja que señale claramente la fecha, la hora, el lugar, quien dará la conferencia (organizaciones) y un breve resúmen de lo que se expondrá (no más de 5 líneas). Este último tema es muy importante porque el tema a tratar será lo haga definir a el/la editor/a si envia periodistas a la conferencia.

Esta hoja (llamada "pauta") debe enviarse a todos los medios, pero en especial a las agencias de noticias (UPI, ORBE, ANSA, etc)

Sr (a) Editor (a) FAVOR PONER EN PAUTA PARA EL DIA SÁBADO 10 DE FEBRERO DEL 2001 11:00 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx Lugar: Convoca:

Importante !!! Para decidir el día u hora en que se realizará una conferencia u otra actividad donde se convoque a la prensa es conveniente fijarse cuales son los temas que están apareciendo en las noticias, para saber si se pueden sobreponerse al nuestro o si hay demasiada actividad en un minuto determinado.

Previo a la conferencia es conveniente desarrollar un documento (comunicado de prensa) para entregar a los asistentes y posteriormente enviar a los medios que resúma las ideas principales que se van a expresar (NO debe superar una página). Este comunicado debería servir como "un punteo" de la información que se va a entregar.

Recomendaciones a tener en consideración: ¿Quién habla? Al iniciar cualquier intervención se debe decir quien habla (nombre), cargo (en representación de...) y el nombre del conflicto. ¿Cuál es el problema? Explicar de manera clara y precisa el problema que afecta a la comunidad (es conveniente partir de la premisa de que no necesariamente los/as periodistas conocen la situación que afecta a la comunidad). Es conveniente entregar la información en base a una pauta clara previamente desarrollada. Otras recomendaciones importantes: Una conferencia de prensa no debería extenderse por más de 30 minutos (si la demanda de información crece puede extenderse, pero la exposición del/la vocero/a NO debe ser mayor a 15 minutos) Es conveniente entregar el resúmen del caso (el que se puede ir reformulando cada cierto tiempo) En una intervención hay que tener clara la idea central que resume la exposición completa, es conveniente presentarse, resumir el conflicto y entregar una idea general sobre lo que se profundizará luego. Aún cuando los/as conferencistas sean varios, no deben hablar más de 2 personas, salvo que existan preguntas específicas. El lugar donde se realice la Conferencia debe ser central y fácil acceso.